Apparu dans les années 80, l'ERP (Enterprise Resource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est devenu un outil incontournable pour les entreprises. En centralisant les données et les processus sur une unique base de données, ce progiciel facilite grandement la gestion opérationnelle et administrative. Vous l’aurez compris, l’implémentation d’un ERP adapté est essentielle pour améliorer la productivité et la performance de votre entreprise. Mais comment choisir le bon ERP ? Avec les nombreuses solutions disponibles sur le marché, il n’est pas toujours facile de s’y retrouver. ERP généraliste ou spécialisé, modulaire ou Open Source ? Pour faire le bon choix, il est crucial de suivre une sélection rigoureuse.
Qu’est-ce qu’un ERP ?
Le choix d’un ERP est une décision complexe qui ne doit pas être prise à la légère. L’outil sélectionné doit répondre parfaitement aux besoins de l’entreprise pour garantir une efficacité optimale. Pour mieux vous guider, nous avons élaboré un guide comparatif des différents systèmes ERP. Mais avant d’aller plus loin, revenons sur la définition concrète d’un ERP.
Un ERP est un système de gestion qui permet de piloter l’ensemble des activités opérationnelles et administratives d’une entreprise grâce à divers modules. Il inclue des fonctionnalités telles que :
· La gestion comptable et financière : module comptable, facturation, fiscalité…
· La gestion des stocks et des opérations : module stock, commande, opération de production…
· La gestion des ressources humaines : congé, salaire, informations sur les employés…
· La gestion des ventes et des achats : module vente et achat, devis, bons de commande, factures, paiements…
· La gestion de la chaîne d’approvisionnement et bien d’autres.
En d’autres termes, l’ERP regroupe plusieurs modules pour gérer les activités de l’entreprise. Ces modules sont interconnectés et centralisés sur une seule et unique base de données. Ils stockent les informations et processus de l’entreprise sur une plateforme, ce qui simplifie la collaboration des utilisateurs et offre une meilleure visibilité sur vos activités.
Quels sont les avantages de l’ERP pour votre entreprise ?
Les avantages offerts par un système ERP sont nombreux. Comme mentionné précédemment, il centralise les informations et les processus essentiels de l’entreprise, facilitant la coordination et la collaboration entre les différents services. Cela permet également d’avoir une vue d'ensemble en temps réel de vos opérations.
De plus, l’installation d’un système ERP permet de prendre des décisions plus éclairées et d'améliorer l'efficacité des processus grâce aux données centralisées. L'automatisation des tâches répétitives vous fait gagner du temps et réduit les erreurs. En fin de compte, l'utilisation d'un PGI renforce la compétitivité et accroît la productivité de votre entreprise.
Présentation des principaux systèmes ERP
Parce que chaque entreprise a des besoins différents, les éditeurs ont élaboré une large gamme d’ERP pour répondre aux exigences de chacun. Le système ERP se décline ainsi en différents modèles, selon sa capacité de traitement de données et ses fonctionnalités.
ERP généraliste
Les ERP généralistes sont conçus pour s'adapter à une large gamme de secteurs d'activité. Ils offrent des fonctionnalités de base adaptées à différents types d'entreprise et de métier. Ces ERP ne sont pas modifiables et ne permettent pas une personnalisation sur mesure. Parmi les plus connus, on peut citer Microsoft Dynamics 365.
ERP métier ou spécialisé
Comme leur nom l’indique, les ERP métier sont spécialement conçus pour répondre aux besoins spécifiques de certains secteurs d’activité. Leurs fonctionnalités sont adaptées aux particularités de chaque métier, comme c’est le cas de Cegid ou Furious.
ERP Open Source
Les ERP open source, comme Odoo, sont des systèmes dont le code source est accessible, transférable et modifiable par les utilisateurs. Ils permettent une liberté de paramétrage, en offrant la possibilité d'adapter le logiciel aux besoins spécifiques de l’entreprise.
ERP cloud
Ce modèle d’ERP est hébergé en ligne (via internet), ce qui signifie que les données et les applications sont stockées sur des serveurs externalisés distants. Il permet une grande accessibilité et une maintenance simplifiée, réduisant ainsi les coûts d’infrastructure. Dans cette catégorie de solution ERP, on peut citer Oracle ERP Cloud, Odoo Cloud ou encore SAP.
ERP SaaS (Software as a Service)
Les ERP SaaS, tels que Salesforce et NetSuite, se présentent sous forme d’abonnement et sont accessibles via un navigateur web. Gérés par un fournisseur, ils offrent une solution flexible, sans nécessiter de matériel ou de maintenance sur site.
ERP propriétaire
Les ERP propriétaires sont des solutions développées et vendues par une entreprise unique, spécialisée dans la conception de logiciels et de systèmes informatiques. Leur code source étant fermé, seules les modifications et mises à jour effectuées par le fournisseur sont possibles.
Les critères à prendre en compte lors du choix d'un ERP
Le choix du système ERP est une décision stratégique qui dépend de plusieurs critères liés aux besoins de l’entreprise et à son profil (taille, type d’organisation, fonctionnalités nécessaires, etc.). Avant de comparer les différentes solutions disponibles sur le marché, il est crucial de bien comprendre ces critères.
Les priorités et besoins de l’entreprise
Pour bénéficier d'une gestion optimale de votre activité, le système ERP choisi doit répondre précisément à vos besoins réels. Identifiez les processus que vous souhaitez automatiser et les fonctionnalités essentielles à intégrer au nouveau système. Ces éléments doivent contribuer à améliorer votre efficacité opérationnelle.
Il est également crucial de considérer la taille de votre entreprise et son potentiel de croissance. Gardez à l'esprit que l’installation d’un système ERP est un investissement à long terme. Le logiciel choisi doit répondre à la fois aux besoins actuels de l’entreprise et à ses besoins futurs. Anticipez l’évolution de votre structure (nouvelles lignes de produits, marchés internationaux, départements supplémentaires…) et adaptez l’ERP en conséquence.
En d'autres termes, l’ERP nouvellement installé doit combler les lacunes actuelles de l’entreprise et assurer une gestion optimale des activités, tant dans le présent que dans l’avenir.
Le métier et l’activité de l’entreprise
Comme nous l’avons vu dans la présentation des différents types d’ERP, il existe des logiciels de gestion généralistes et des modèles spécialisés. Si vous travaillez dans un secteur d’activité particulier, il est préférable de choisir une solution ERP adaptée à votre métier. En effet, un ERP généraliste peut entraîner plus de risques et de complexité en raison de sa généralité et de son caractère non modifiable.
En revanche, un ERP métier offre une solution prête à l’emploi. Il est recommandé de vous rapprocher d’un intégrateur spécialisé dans votre secteur d’activité pour rendre votre système plus productif et fonctionnel.
La flexibilité et l'évolutivité du logiciel
Comme vous le savez déjà, un bon système ERP doit pouvoir évoluer avec votre entreprise et s’adapter à ses futurs changements. Optez donc pour une solution capable de gérer l'augmentation du volume de données et des utilisateurs à mesure que votre entreprise se développe. Assurez-vous également que le logiciel peut intégrer de nouveaux modules et fonctionnalités sans nécessiter une refonte complète ou des modifications majeures.
En outre, l’ERP doit être configurable pour s’adapter aux processus spécifiques de votre organisation. Vérifiez que le fournisseur de l’ERP propose des options de personnalisation et de configuration, ainsi qu’un support technique pour ces ajustements.
L’intégration avec les outils et le système d’information existants
Un autre facteur crucial à considérer est la capacité du logiciel à s’intégrer avec les outils et applications déjà en place dans votre entreprise (CRM, logiciel de comptabilité, et autres systèmes de gestion). Une intégration fluide garantit une transition en douceur et une continuité des opérations sans perturbations majeures.
Pour cela, évaluez le processus d’intégration proposé par le fournisseur de l’ERP. Celui-ci doit inclure une analyse détaillée de vos systèmes actuels, un plan d’intégration clair, et des tests rigoureux pour s'assurer que toutes les fonctionnalités sont opérationnelles avant le déploiement complet.
La facilité d'utilisation et l'adoption par les utilisateurs
Lorsque vous choisissez votre ERP, prenez en compte la facilité d’utilisation du système et son adoption par les utilisateurs. Un ERP complexe peut nuire à l'efficacité globale de votre entreprise. Voici les points clés à considérer :
L’interface utilisateur :
Choisissez un ERP qui offre une interface intuitive et facile à naviguer pour faciliter l'adoption par les utilisateurs. Ces derniers doivent pouvoir accéder rapidement aux fonctionnalités et informations dont ils ont besoin, sans une courbe d'apprentissage trop raide.
La formation et le support :
Pour garantir une utilisation optimale du système, tous les membres de l’équipe doivent bénéficier d’un programme de formation complet et d'un support continu. Des sessions de formation bien structurées et des ressources accessibles facilitent l’adoption du nouveau système. Un support technique réactif est également essentiel pour résoudre rapidement les problèmes et répondre aux questions des utilisateurs.
La réputation et l'expérience du fournisseur
La notoriété et la fiabilité de l’éditeur sont des critères essentiels lors de la sélection d’un ERP. Un fournisseur réputé vous assure d’obtenir un produit de qualité et un support constant.
Recherchez un éditeur ayant une longue expérience dans le domaine des ERP et dans votre secteur d’activité. SAP, Odoo, Oracle, et Microsoft Dynamics sont des exemples de leaders établis dans le secteur. Ils ont su évoluer avec les besoins du marché et possèdent une connaissance approfondie des défis auxquels les entreprises sont confrontées.
Vous pouvez également consulter les avis clients ou demander des témoignages d’autres entreprises ayant utilisé l’ERP que vous envisagez. Ces retours peuvent fournir des informations précieuses sur les performances du logiciel, la qualité du support et la satisfaction des utilisateurs.
Le coût total de possession (CTP)
Le CTP englobe tous les aspects financiers tout au long de la durée de vie du système, notamment :
- Le coût initial de l’ERP (prix de licence, coûts d'installation initiaux, frais de formation initiale des utilisateurs),
- Les frais récurrents (maintenance et support technique),
- Le coût des mises à jour et des personnalisations.
Évaluer tous ces coûts vous aidera à prendre une décision éclairée sur l'ERP qui offrira le meilleur retour sur investissement à long terme pour votre entreprise.